Juli 2025   ​|   ​Finance & Accounting   |   ERP

Viele Kunden stellen uns die Frage: Warum sollten wir als Buchhaltungsabteilung zu einem ERP-System wechseln, wenn wir doch mit unserer gewohnten Buchhaltungssoftware völlig zufrieden sind?

Dieses emotional aufgeladene Thema möchten wir mit einigen Fakten beleuchten.
1. 

Sind spezialisierte Buchhaltungssysteme nicht einfach "besser"?

Ja, spezialisierte Software sollte in ihrem Fachgebiet der "allgemeinen" Software überlegen sein. Odoo ist eine ERP-Software, die weltweit eingesetzt wird und nicht ausschließlich auf die deutsche Buchhaltung fokussiert ist.

Zwar gibt es spezielle Lokalisierungen für Deutschland, aber sie kann nicht mit einer Software mithalten, die ausschließlich für die deutsche Buchhaltung entwickelt wurde. Dennoch bietet Odoo umfangreiche Funktionen, die viele Prozesse automatisieren und die Buchhaltung effizienter machen.

Was unterscheidet ein ERP von einer Buchhaltungssoftware?

Der wesentliche Unterschied liegt in der Integration verschiedener Geschäftsbereiche. Odoo bietet zahlreiche Apps, die die Buchhaltung mit anderen Unternehmensprozessen verknüpfen. Hier die fünf wichtigsten:

1. Einkauf

• Bestellprozesse sind direkt mit der Buchhaltung verbunden.

• Konto- und Steuerfindung können automatisiert werden, sodass Eingangsrechnungen nur noch validiert werden müssen.

• Ein Freigabeprozess kann bereits in der Bestellung integriert sein.

2. Verkauf

• Kundenaufträge und Rechnungen sind Teil eines integrierten Prozesses.

• Die Buchhaltung muss vorrangig steuerliche Konfigurationen überwachen.

• Die Steuerverprobung kann automatisiert erfolgen.

3. Lagerhaltung

• Traditionelle Buchhaltungssoftware hat keine automatische Lagerbuchhaltung.

• Viele Unternehmen erfassen Lagerwerte nur einmal jährlich per Inventur.

• Eine präzise Ermittlung der Bruttomarge für den Monatsabschluss ist in einem ERP-System jederzeit möglich.

4. Fertigung

• Herstellkosten, Kostenstellen-Entlastungen und Kalkulationen sind wesentliche Bestandteile der Finanzsteuerung.

• Klassische Buchhaltungssysteme decken diese Prozesse nicht ab.

• Die Bewertung unfertiger Erzeugnisse kann automatisiert werden.

5. Projekte

• Dienstleistungsunternehmen profitieren von der automatischen Abrechnung von Arbeitszeiten.

• Eine präzise Bewertung unfertiger Leistungen ist ohne manuelle Prozesse möglich.

• Controlling und Projektabrechnung sind direkt mit der Buchhaltung verbunden.
  
  

Die veränderte Rolle des Buchhalters

In einem ERP-System verändert sich die Rolle des Buchhalters grundlegend.

• Statt Rechnungen zu buchen, liegt der Fokus auf der Validierung von Daten, der Steuerfindung und der Pflege von Stammdaten.

• Die Buchhaltung wird integraler Bestandteil des Unternehmenscontrollings.

• Die enge Verzahnung mit anderen Abteilungen ermöglicht eine effizientere Steuerung der Finanzen.

Viele Buchhalter empfinden diesen Wandel als herausfordernd, doch er eröffnet enorme Effizienzpotenziale und ermöglicht eine strategischere Rolle innerhalb des Unternehmens.

Risikosteuerung und Transparenz

Die Verzahnung der Geschäftsbereiche im ERP-System erhöht die Qualität der Buchhaltung enorm.

• In Odoo können Buchungszeilen nach Produkten, Ländern, Steuersätzen und weiteren Kriterien gefiltert werden.

• In Standalone-Systemen wie DATEV fehlen oft solche detaillierten Informationen.

• Ohne Schnittstellen oder umfangreiche Zusatzkonten sind tiefgehende steuerliche Validierungen kaum möglich.

Beispiele für steuerliche Validierungen in Odoo:

• Prüfung von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen

• Auswertung von Umsätzen pro Produkt, ohne unzählige Konten einrichten zu müssen

• Automatische Steuerfindung basierend auf Stammdaten

Durch die Vielzahl an Informationen, die in einem ERP-System direkt in der Buchhaltung verfügbar sind, lassen sich Unternehmenskennzahlen viel präziser und schneller auswerten.

Die Rolle der Steuerberater

In Deutschland sind Steuerberater oft der größte Hemmschuh für die ERP-Buchhaltung.

• Unternehmen werden fast zwangsläufig auf DATEV gedrängt, anstatt moderne, integrierte Lösungen zu nutzen.

• In anderen Ländern ist es längst Standard, dass Unternehmen ihre Buchhaltung selbst führen und Steuerberater sie im ERP-System unterstützen.

• Eine direkte Buchhaltung in Odoo spart Kosten und reduziert Fehlerquellen.

Natürlich bieten wir bei syscoon eine sehr mächtige DATEV-Schnittstelle an, um Daten bei Bedarf zu exportieren. Doch wir empfehlen Unternehmen mit eigener Buchhaltung:

• Erledigt die Buchhaltung direkt in Odoo.

• Nutzt den GDPdU-konformen Export für den Steuerberater.

• Arbeitet mit einem Steuerberater zusammen, der Odoo unterstützt – zum Beispiel doo.finance.
  
  

Fazit

ERP-Systeme wie Odoo bieten eine tiefgehende Integration und Automatisierung, die klassische Buchhaltungssoftware nicht leisten kann.

• Die Rolle des Buchhalters verändert sich von der manuellen Erfassung hin zur steuerlichen und finanziellen Steuerung.

• Die Verzahnung von Buchhaltung, Einkauf, Lagerhaltung, Fertigung und Projekten führt zu einer höheren Qualität der Finanzdaten.

• Unternehmen, die sich auf diesen Wandel einlassen, profitieren von einer deutlich effizienteren und transparenteren Finanzbuchhaltung.

Wer die Vorteile eines ERP-Systems nutzt, kann nicht nur Prozesse automatisieren, sondern auch fundiertere unternehmerische Entscheidungen treffen.