syscoon Buchhaltung

syscoon ist spezialisiert auf die Beratung rund um alle Finance-Themen. Gerade im Bereich Finance weist der Odoo-Standard allerdings einige "Lücken" auf, möchte man Odoo als integriertes Buchhaltungssystem nutzen.

Das Paket "syscoon Buchhaltung" schließt viele dieser Lücken mit dem Ziel, keine weiteren Integrationen, bspw. zu DATEV, erforderlich zu machen (möglich bleibt es).

Ab September 2022 wird das Paket "sycoon Buchhaltung" zu erwerben sein. Sollten Sie zuvor bereits Interesse an einzelnen Bestandteilen habe, kontaktieren Sie uns gerne!

Automatische Buchungen

Ein Batchrun, der auf Grundlage verschiedener Selektionskriterien, anhand von Prozentsätzen und Buchungsvorlagen eine automatisierte Buchung erzeugt.

Anwendungsmöglichkeiten

Diverse Rückstellungen, Kostenstellenumlagen oder kalkulatorische Kosten (auch auf der Odoo-CO-Tabelle).

Beispiel

Gewährleistungsrückstellungen: "nimm den Umsatz der Periode "Januar 2021", multipliziere diesen mit einem hinterlegten Prozentsatz und erzeuge eine Buchung mit dem hinterlegten Buchungsvorlage.“

 

Bestandsveränderungs-Batch

In Odoo gibt es zwei Wahlmöglichkeiten, die Lagerwerte in der Finanz-App abzubilden: manuell oder automatisch. Bei "automatisch" erzeugt jede einzelne Lagerbuchung auch eine Buchung in der FiBu. Bei "manuell" erfolgt - gar nichts.
Der Bestandsveränderungs-Batch ist nun ein Kompromiss. Am Periodenende (kann auch täglich gemacht werden) kann das Lager mit einer Bestandsveränderungsbuchung bewertet werden.
Optional kann die Bewertung auch "pro Produkt" erfolgen.
Wem dies nicht genügt, der kann die Bewertung auch pro "Datenslice" ausführen. So kann jedes Lager separat gebucht werden (auch mit verschiedenen Konten). Oder Wareneingänge können anders gebucht werden als Warenausgänge. Damit lässt sich auch das Umsatzkostenverfahren (Cost of Goods Sold - Warenausgang) innerhalb des Gesamtkostenverfahrens darstellen, was die Vorteile beider Modelle vereint.

Anwendungsmöglichkeiten

Einzelne Buchung zur Bewertung des Lagers am Periodenende.

Buchung pro Produkt - ermöglicht einem auch im Gesamtkostenverfahren (Odoo: continental accounting) Margenauswertungen auf Produktebene in Odoo zu fahren.

Individuelle Bewertung - Es können auch einzelne Lager, unterschiedliche Bewegungsarten (Wareneingang, Warenausgang, Transfer, Fertigung) unterschiedlich bewertet und ggf. mit Kostenstellen (Analytic Account) angereichert werden.


Darlehen

Eine App, mit der vorberechnete Excel-Vorlagen direkt nach Odoo hochgeladen und deren Einträge in Buchungen (Entwurfsstatus) übertragen werden können. Auch können Umgliederungen (kurz- zu langfristig) in Excel hinterlegt werden. Eine Kombination mit den "Bewegungsarten" und den "Sachverhalten" ist ebenfalls möglich.

Anwendungsmöglichkeiten

Rückzahlungs-, Umgliederungs- und Zinsbuchungen bei Darlehen.
Kann verwendet werden in Kombination mit den Apps "Bewegungsarten" (wichtig für indirekte Cashflowberechnung) und "Sachverhalte" (wichtig für die Übersichtlichkeit innerhalb der Buchhaltung).

Beispiel

Darlehen erzeugen über ihren Lebenszyklus oft hunderte Buchungen. Rückzahlungen und Zinsen (sofern nicht variabel) sind in der Regel von Anfang an bekannt und es wird seitens der Bank eine Kalkulationsübersicht zur Verfügung gestellt. Diese kann über ein Excel-Template direkt nach Odoo hochgeladen werden, worauf hin die App für alle zukünftigen Bewegungen Buchungen im Entwurf erstellt. Bei variablen Zinssätzen können die im Voraus erzeugten Buchungen natürlich nur als Vorlage dienen. Entweder man passt sie monatlich an oder man zieht die Ergebnisse jährlich glatt. Wie auch immer, die Arbeitserleichterung ist signifikant.

 

ELSTER-Anbindung

Eine App, mit der die elektronische Übermittlungen von Steuererklärungen direkt aus Odoo heraus ermöglicht wird. Dabei werden die Werte aus der laufenden Buchhaltung plausibilisiert über die Programmschnittstelle ERIC an die Finanzverwaltung elektronisch übermittelt. Sie müssen keine Formulare mehr ausfüllen oder die Zahlen aus der Buchhaltung manuell in das Elster-Portal übertragen. Sie sparen entsprechend Zeit und vermeiden Tippfehler.

Die entsprechenden Übertragungsprotokolle werden in Odoo automatisch abgelegt und archiviert.

Anwendungsmöglichkeiten

Derzeit werden die folgenden Steuererklärungen zur automatischen elektronischen Übermittlung bereitgestellt:

- Umsatzsteuer-Voranmeldung

- korrigierte Umsatzsteuer-Voranmeldung

- Antrag auf Dauerfristverlängerung

- Zusammenfassende Meldung


Ergebnisabgrenzung Standardprozess – Batch

Ein Batch, der ein im Odoo-Standard auftretendes Buchhaltungsproblem löst, das durch ungleiche Buchungszeitpunkte von Verkaufsrechnungen und Warenausgängen bzw. von Eingangsrechnung und Wareneingang entsteht. In anderen Systemen als WERE-Konto bekannt.

Anwendungsmöglichkeiten

Eingangsrechnung gebucht, Wareneingang ausstehend; Wareneingang gebucht, Eingangsrechnung ausstehend; Ausgangsrechnung gebucht, Warenausgang ausstehend; Warenausgang gebucht, Ausgangsrechnung ausstehend.
Unterscheidet auch zwischen Externen und Intercompany-Sachverhalten.

Beispiel

In Odoo-Standard ist die Buchhaltung immer dann fehlerhaft, wenn Verkaufsrechnung und Warenausgang (gleiches gilt für die Einkaufsseite) nicht zum gleichen Zeitpunkt erfolgen. Grundlage dieses Fehlers ist, dass der Zeitpunkt der Umsatzrealisierung hier vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung abhängig gemacht wird. Richtigerweise sollte dieser aber vom Eigentumsübergang, welcher in der Regel beim Warenausgang stattfindet, abhängig sein. Diese App stellt sicher, dass die GuV auch dann korrekt ist, wenn Rechnung und Warenausgang nicht synchron gebucht werden. Zusätzlich erzeugt sie einen Bericht, der den Status auf den POs und SOs ("geliefert" und "abgerechnet") zu einem bestimmten Abschlussstichtag anzeigt. Das Verbuchen der Abgrenzung selbst dauert weniger als eine Minute (gleiches gilt für den Wareneingangsprozess).


Erweitertes Anlagevermögen

Eine App, die eine ausführliche, filter- und gruppierbare Listenansicht aller Anlangen im Nebenbuch ermöglicht, inklusive aller Details wie Abschreibungsdauern, ausstehende Abschreibungen, Anschaffungsdatum, Abschreibungsmethode usw. Zudem werden Anlagennummern vergeben und es wird ein Bericht erzeugt, der Haupt- mit Nebenbuch vergleicht und eventuelle Differenzen aufzeigt.
Auch ist es möglich, die Anlagenbuchungen mit den Bewegungsarten zu kombinieren, so dass a) auch komplexere Sachverhalte (z.B. "außerplanmäßige Abschreibung") abgebildet werden können und b) Exporte für Konsolidierungssoftware wie bspw. Lucanet erstellt werden können.

Anwendungsmöglichkeiten

Anlagenbuchhaltung.


Fibu-Zusatzbuchungen bei Rechnungserstellung

Eine Erweiterung, über die bei jeder Rechnung automatisch eine spezifische Rückstellungsbuchung erzeugt werden kann. In einer separaten Matrix-Tabelle können hierzu diverse Kriterien (beispielsweise Produkte, analytische Konten, Verkäufer usw.) definiert, sowie Form und Höhe der Fibu-Buchung festgelegt werden.

Anwendungsmöglichkeiten

Diverse Zusatzbuchungen bei Rechnungsstellung.

Beispiel

Eine Verkaufsrechnung wird gebucht. Auf Grundlage der hinterlegten Produkttabelle, in der die produktspezifischen Gewährleistungssätze bereits definiert wurden, erfolgt die Buchung der Garantierückstellung über diese Erweiterung nun automatisch. 


GoB-Konformitäts-Modul

Dieses Modul verbessert die GoBD-Konformität der Odoo Buchhaltung. Es erlaubt die gesetzeskonforme Verbuchung der Buchungssätzen und bietet weitere Verbesserungen. Sämtliche Buchungssätze erhalten dabei eine einmalige fortlaufende Nummerierung und einen Hash-Wert der weitere Manipulationen verhindert. So festgeschriebene Buchungen können ab dem Zeitpunkt der Festschreibung nicht mehr in den Entwurf zurückgesetzt werden. Eine Dokumentation ist ebenfalls enthalten. Das Modul ist für Version 14 und 15 zertifiziert und wird mit der Bescheinigung eines Wirtschaftsprüfer ausgeliefert. 

Anwendungsmöglichkeiten

 § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.


Kontenbeschreibung

Ein Feld im posting-frontend, das einen Beschreibungstext beinhaltet und immer dann erscheint, wenn ein Konto ausgewählt wird.

Anwendungsmöglichkeiten

Zeigt Buchungs- und Konteninformationen. Findet insbesondere dann Anwendung, wenn konzernweit gleiche Prozesse durchgeführt werden sollen.

Beispiel

Einem Buchhalter soll während des Buchungsvorgangs eine detailliertere Einsicht in Informationen zu einem jeweiligen Konto ermöglicht werden. Diese Informationen könnten beispielsweise beinhalten, was auf dem jeweiligen Konto eigentlich gebucht werden soll oder gebucht werden darf. Die entsprechenden Informationen, also die Kontenbeschreibung, wurde bereits in den Kontenstammdaten hinterlegt. Sobald er während des Buchungsvorgangs nun ein Konto auswählt, erscheint diese Beschreibung in einem zusätzlichen Bereich unterhalb der Buchungseingabe.

 

Leistungszeitraum

Mit der App syscoon_date_of_service_invoice hat man bei der Erstellung von Rechnungen in Odoo die Möglichkeit den Leistungszeitraum im Sinne des § 14 Absatz Absatz 4 Nr. 6 UStG auswählen. Dabei kann man auswählen, ob der Leistungszeitraum auf der Rechnung erscheinen soll oder ein bestimmter Leistungszeitpunkt. 

Anwendungsmöglichkeiten

Diverse Buchungen.


Negatives Anlagevermögen

Über diese App wird es möglich in ODOO negatives Anlagevermögen zu buchen. Diese Option besteht zurzeit nicht, kann aber z.B. für Sonderposten mit Rücklagenanteil notwendig sein.

Beispiel

Sonderposten mit Rücklagenanteil werden wie Anlagevermögen abgeschrieben. Da diese Posten Passivposten sind, erfolgt ihre Abschreibung im Haben.

 

Pflichtfeld Kostenstelle

Über „Pflichtfeld Kostenstelle“ ist die Möglichkeit gegeben, für ein jeweiliges Konto zu festzulegen, ob die Eingabe eines Analysekontos bei einer Buchung als Pflichtfeld definiert ist.

Anwendungsmöglichkeiten

Diverse Buchungen, i.d.R. GuV-Buchungen.
Zusätzlich kann festgelegt werden, ob bei Einkaufs- oder Verkaufsaufträgen ein Analysekonto als Pflichtfeld definiert wird.  

Beispiel

Eine Buchung befindet sich im Entwurf und kann als solche auch bei fehlender Eingabe eines Analysekontos gespeichert werden. Soll diese Buchung dann aber validiert werden und die Eingabe des Analysekontos ist weiterhin nicht erfolgt, resultiert dies in einer Fehlermeldung.

 

Rückstellungen für Anschaffungsnebenkosten auf Vorräte

Sollen Anschaffungsnebenkosten (ANK) bei Vorräten zeitnah verbucht werden, stößt man oftmals auf das Problem, eines zeitlich verzögerten Eingangs der entsprechenden Rechnung. Diese App löst dieses Problem indem sie bereits beim Aktivieren der Vorräte bestimmte, zuvor definierte Anschaffungsnebenkosten mit dem Rechnungsbetrag ausweist.

Anwendungsmöglichkeiten

Zeitgleiche Ausweisung  von Rechnungsbetrag und Anschaffungsnebenkosten bei Vorräten.

Beispiel

Bevor eine entsprechende Rechnung für Fracht/Zoll eingeht, sollen die Landed Costs bereits beim Kauf eines Produktes als Ausgaben ausgewiesen, jedoch noch nicht aktiviert werden. Über diese App werden diese Ausgaben zunächst auf ein Rückstellungskonto gebucht. Dabei besteht die Möglichkeit der Festlegung einer Berechnungsreihenfolge, die immer dann notwendig wird, wenn Kosten von anderen zuvor zu berechnenden Teilkosten abhängen. Bei (späterem) Eingang der ANK-Rechnung muss diese nun nur noch gegen das Rückstellungskonto ausgebucht, sowie etwaige Differenzen zu Periodenende erfolgswirksam abgeräumt werden.

 

Umgliederung debitorischer Kreditoren und kreditorischer Debitoren

Ein Batchrun, der zu einem jeweiligen Periodenende eine Umgliederung debitorischer Kreditoren und kreditorischer Debitoren ermöglicht.

Beispiel

Bestehen bspw. auf einem Sammelkonto "Forderungen LL" unausgeglichene Posten im Haben, werden diese auf zwei Umgliederungskonten "Forderungen LL - Korrektur kreditorische Debitoren" sowie "Sonstige Verbindlichkeiten - Kreditorische Debitoren" umgegliedert. Die Buchung wird am Folgetag storniert.

 

Wechselkonten

Weist ein Bankkonto ein Habensaldo auf und es muss eine Umgliederung in die Verbindlichkeiten stattfinden, erfolgen Umgliederungsbuchung sowie eine Stornierung derselben am Folgetag über diese App. Es ist zudem die Möglichkeit gegeben Kontengruppen zu definieren, diese gebündelt zu prüfen und den Umgliederungsprozess nur dann zu starten wenn der Gesamtsaldo dieses Bündels negativ ist.

Beispiel

Manche Konten wie bspw. Bankkonten können zu einem Abschluss-Stichtag statt eines Soll-Saldos auch ein Haben-Saldo aufweisen. Diese App bucht diese Positionen über einen Batchrun auf Umgliederungskonten um, ohne dabei Veränderungen an dem eigentlichen Konto vorzunehmen.

Es besteht zudem die Möglichkeit neben Wechselkonten auch ganze Wechselkontengruppen zu definieren. So können bspw. mehrere Vorsteuerkonten angelegt werden, die nur dann umgegliedert werden, wenn der Gesamtsaldo, aller in der Gruppe enthaltenen Konten ein Haben aufweist.


Wiederkehrende Buchungen

Ein Modell, das wiederkehrende Buchungen erstellt. Ähnlich den Abschreibungen in Odoo wird eine „Wiederholungszahl“ definiert. Anschließend werden alle zukünftigen Buchungen im Entwurf erzeugt und können automatisch in validierte Buchungen umgewandelt werden.

Anwendungsmöglichkeiten

Journalbuchungen und Eingangsrechnungen.

Beispiel

Jeden Monat wird eine KfZ-Leasing-Gebühr abgebucht. Um den ensprechenden offenen Posten zu erzeugen, kann eine Dauer-Buchung dieser Eingangsrechnung z.B. über die kommenden 24 Monate erstellt werden. Alle Dauerbuchungen werden in einem Register gesammelt und können so übersichtlich verwaltet werden.